杂技学校项目部于24日接到会议通知，10月25日将开展全天会议。上午为接待意大利电视台采访参观工作会议、下午为太阳马戏团访问接待会议，校方领导对本次会议高度重视，项目部随即召开沟通布置会议，为外宾会议的顺利开展保驾护航。

24日下午，项目部开始对训练厅、教室进行深度清洁及杂物清理，由于训练厅平时摆放的物品较多，正好利用这次机会和演员一起彻底清理一遍；并对园区路面、草坪、绿篱进行深度清扫、清掏枯叶及修剪绿篱等，确保校园环境一尘不染，为外宾营造一个清新宜人的氛围。

对于会场更是精心布置，会议室从进门开始进行各类检查，门把手、电源开关、灯具及设备设施等，会议前的布置工作：桌签、议程纸张、矿泉水、茶水、咖啡、纸巾、礼品等，全体员工积极筹备，以饱满的热情和严谨的工作态度迎接挑战。